7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
¿Qué te pide el requisito de la norma ISO 14001?
La idea del requisito en una frase:
Antes de la norma actual, se hablaba de dos cosas distintas: «documentos» (como un procedimiento o una política) y «registros» (como una planilla de control o una bitácora). Hoy todo eso se unifica bajo un solo nombre: información documentada.
Piensa en la información documentada como la memoria de la empresa en materia ambiental: todo lo que la empresa necesita anotar, guardar y poder mostrar para demostrar que su sistema funciona.
Pregunta que responde este requisito:
¿Qué información necesitamos por escrito (o en algún medio) para que nuestro sistema ambiental funcione y podamos demostrarlo?
¿Que cambia en la version 2026?
Cambia la forma de pensar el requisito.
- Antes (2015): la norma pedía «mantener» o «conservar» información documentada.
- Ahora (2026): la norma pide que esa información esté «disponible».
¿Cuál es la diferencia práctica? Que no basta con tener el documento guardado en algún lugar; hay que poder encontrarlo y mostrarlo cuando se necesite, y rápido.
¿Qué debemos considerar al determinar la información documentada?
¿Mantener o conservar?
Tipos de información documentada
Esta información se divide principalmente en documentos (lo que se debe mantener) y registros (lo que se debe conservar).
Los documentos establecen cómo deben hacerse las cosas, guían a las personas en el desarrollo de sus actividades y sirven como referencia antes o durante la ejecución de un proceso.
Por otro lado, los registros son la evidencia de que las actividades se realizaron conforme a lo establecido. Se generan después de ejecutar una tarea y permiten demostrar cumplimiento, evaluar resultados, tomar decisiones informadas y responder a auditorías o revisiones.
7.5.2 Creación y actualización
¿Qué te pide el requisito de la norma ISO 14001?
Elementos clave en la creación de información documentada
Identificación y descripción
Título, fecha, autor o número de referencia.
Formato
Idioma, versión del software, gráficos.
Medios de soporte
Papel o electrónico.
Revisión y aprobación
Actualizados y vigentes.
7.5.3 Control de la información documentada
¿Qué te pide el requisito de la norma ISO 14001?
Importancia del Requisito
El requisito 7.5 es esencial para asegurar que la organización tenga un control adecuado sobre su documentación.
La documentación bien gestionada permite:
La gestión eficaz de la información documentada es fundamental para respaldar el sistema de gestión ambiental, ya que permite a la organización operar con mayor eficiencia y garantizar el cumplimiento de sus objetivos ambientales.