FICHA DE PROCESOS

Una ficha de procesos es una herramienta utilizada para documentar y analizar los procesos de una organización, detallando aspectos clave que permiten comprender, gestionar y mejorar esos procesos. La ficha de procesos es útil para obtener una visión clara y estructurada del flujo de actividades, las interacciones entre diferentes partes del proceso y los recursos involucrados.

Para realizar la ficha de proceso no existe un formato estandarizado con un contenido unificado. Cada organización elige el formato y el contenido que le parezcan más apropiados. Normalmente contiene los siguientes elementos:

Elaboración de la ficha de proceso

Se trata de la persona responsable de que el proceso se desarrolle según está establecido en los procedimientos y en las instrucciones y de que se cumplan los objetivos estipulados para los indicadores correspondientes.

Se debe indicar cuál es la misión del proceso, cuándo comienza y cuándo termina, para tener claro cuál es el conjunto de actividades que contiene.

Definir qué actividades transforman los inputs en outputs.

En este apartado de la ficha de proceso se identifican las partes interesadas, es decir aquellos agentes a los que les afecta el proceso.  Cada una de estas partes interesadas tiene unos requisitos que tendrán que ser satisfechos al ejecutar las actividades que forman parte del proceso. Por ello, al redactar los procedimientos, estos requisitos se deben tener presentes en todo momento.

Para desarrollar las actividades del proceso son necesarios unos recursos que la organización debe poner a disposición de los trabajadores. Estos recursos contribuirán a cumplir los objetivos establecidos para el proceso y a satisfacer los requisitos de las partes interesadas.

Normalmente la información documentada consiste en procedimientos o instrucciones para saber cómo ejecutar las actividades del proceso, formatos/impresos para anotar los datos necesarios, registros para dejar constancia de los resultados del proceso y normativas externas que hay que cumplir.

Dentro de los elementos de la ficha de proceso se establecen los KPIs, Key Performance Indicators para conocer la evolución del desempeño del proceso. Además, se establecen unos objetivos para cada uno de estos indicadores alineados con los requisitos de las partes interesadas y la misión, visión y estrategia de la empresa.

Aunque se cumplan los objetivos de los indicadores, existen una serie de riesgos que ponen en peligro el correcto desarrollo del proceso y además hay una serie de oportunidades de mejora (Kaizen) para el proceso. 

Ventajas de utilizar fichas de procesos