¿Por qué integrar un sistema de gestión?
Cientos de empresas alrededor del mundo, con el objeto de garantizar rentabilidad, estabilidad y posición en el mercado, han implementado sistemas de gestión normalizados que sirvan a sus propósitos misionales y corporativos.
Muchas de estas empresas tienen implementados, de forma separada, sistemas de Gestión de Calidad, del Medio Ambiente, de Seguridad y Salud Ocupacional, de Inocuidad, o todos aquellos que por sus actividades preponderantes les sean necesarios.
La posibilidad de integrar estos sistemas de gestión es una tendencia reciente y nace de la necesidad de gestionar eficientemente los recursos y sistemas, permitiéndoles tener objetivos alineados, comunes y, sobre todo, una visión global de la empresa.
Si bien ISO (Organización Internacional para la Normalización) no ha emitido una norma exacta que hable de la integración de los sistemas de gestión, sí existe un enunciado común en la redacción de las normas, este es: “ha sido diseñada para ser compatible con las normas de sistemas de gestión” de manera que se facilite la integración.
Este párrafo abre el camino hacia la integración, pero…
¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?
“La Integración de Sistemas de Gestión podemos definirla como el trabajo coordinado que permite planear, implementar y alcanzar los objetivos de la organización en los aspectos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud u otros sistemas de gestión. Mediante el diseño de un sistema único que bajo el lema de ‘excelencia empresarial’ pueda garantizar la satisfacción de todos los grupos de interés implicados” (Karapetrovic, 2002).
Debido a que la estructura “base” de toda norma ISO es la ISO 9001, es claro que existe un alto grado de similitud en estructura, definiciones y contenido entre ellas.
¿Qué beneficios trae la integración de los sistemas a las empresas que deseen seguir este camino?
- Se minimizan las actividades de revisión: auditorías internas, revisión de la gestión y auditorías externas.
- Permite reducir los costos y tiempos de auditorías y revisión.
- Al identificar e integrar procesos y requisitos comunes se disminuye la documentación.
- Mejor manejo del sistema de gestión al reducir el número de personas involucradas.
- Facilita el coordinamiento de actividades.
- Se mejora la conexión entre los procesos y actividades.
- Se evita la superposición de actividades y procesos: 0 trabajos duplicados.
- Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema al reducirse el número de documentos.
Una vez identificados los principales beneficios que trae consigo la integración de sistemas, la siguiente pregunta lógica es…
¿Cómo implementar un Sistema de Gestión Integral?
El primer paso es evaluar el estado actual de los sistemas de gestión (si existen) o determinar el punto de partida a través del análisis situacional: dónde está la organización y hacia dónde va, identificar los “Gap” entre lo que tiene la organización y los requisitos de los estándares.
El segundo paso es el análisis del contexto de la organización, esto nos ayudará a identificar los problemas internos y externos que puedan ser relevantes para el propósito de la dirección estratégica.
La detección oportuna de estos problemas dentro de los ámbitos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, o de cualquier otro sistema de gestión, facilitará la prevención de afectaciones futuras y se podrán establecer medidas de acción para minimizar sus efectos.
Seguiremos con establecer el alcance y límites de la integración a realizar.
El cuarto paso será identificar los requisitos comunes dentro del contexto de las normas que se quieran integrar y también los requisitos específicos.
Para redactar el contenido del Sistema Integrado de Gestión debemos seguir el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar, Actuar.
Por último, desarrollar el plan de implementación.
¿En qué nos ayuda el tener un Plan para la Implementación?
El desarrollar este plan permitirá a la organización:
• Identificar claramente las actividades a realizar para lograr la integración.
• Definir el tiempo requerido para hacer la integración.
• Establecer los recursos necesarios.
• Señalar los riesgos y las limitaciones que podrían entorpecer la integración.
• Actualizar los planes anteriores.
• Servir de guía general para facilitar la integración.
Algunas otras consideraciones para lograr una integración eficaz:
Si bien los puntos presentados son bastante generales, es importante remarcar los siguientes puntos que son clave en el proceso de integración:
• Estimación de recursos tanto humanos como materiales y monetarios.
• Definición clara de responsabilidades.
• Establecer plazos de ejecución de los trabajos.
• Ampliar la definición de partes interesadas de acuerdo con los sistemas que se quieran integrar.
• Liderazgo y compromiso.
El establecer un Sistema de Gestión Integrado desde cero hace la implementación inicial un tanto difícil. Cuando se tienen dos o más sistemas de gestión previos en la organización se tiene un gran avance. En cualquiera de los casos, el esfuerzo invertido en el proyecto será fructífero para el sistema integral: mejor manejo en el largo plazo, disminución del volumen de la documentación, mejor coordinación de las actividades y recursos, flujo de trabajo integrado, actividades sin superposición y duplicación de tareas y, en general, nos permitirá tener información sistematizada para una gestión más eficaz.
Cerramos remarcando el papel de la alta dirección en la implementación del Sistema Integrado, ya que sin su compromiso y responsabilidad, el sistema simplemente no funcionará correctamente.
Ahora que ya conoces los beneficios de un Sistema Integrado de Gestión, ¿Qué esperas para implementarlo?
Escrito por: Ana Patricia Estefes
